Rozbudowana konferencja, z wypełnionym po brzegi programem – panelami dyskusyjnymi i prelekcjami. Do tego ogromna przestrzeń eventowa z wieloma salami i tłumem uczestników. Nie jest łatwo się tu odnaleźć. Z pomocą nadchodzą narzędzia, takie jak mobilna aplikacja eventowa. Pomimo, że to świetne rozwiązanie – nie zawsze sprawdza się tak, jak powinno.
Aplikacja eventowa wydaje się być niezawodna – zwiększa zaangażowanie uczestników, ułatwia komunikację i usprawnia zarządzanie wydarzeniem. W skrócie: sprawia, że życie uczestników oraz organizatorów staje się łatwiejsze. Większość ludzi biorących udział w wydarzeniach oczekuje aplikacji eventowej. To samo tyczy się organizatorów. Według Eventsforce aż 80% event plannerów uważa, że aplikacje eventowe to doskonała inwestycja w promocję i zaangażowanie ze strony uczestników. Zanim jednak zdecydujesz się użyć technologii w formie aplikacji – zastanów się chwilę.
Jest kilka rzeczy, które mogą pójść nie tak i wiele scenariuszy, w których aplikacja zawodzi. Wybraliśmy najbardziej prawdopodobne wraz z sugestiami i propozycjami jak uniknąć porażki.
1) Nieświadomi uczestnicy
W momencie, gdy zdecydujesz się na użycie aplikacji eventowej, staje się ona integralną częścią wydarzenia. Dlatego powinna być promowana! Ważne jest, żeby poinformować uczestników o narzędziu jeszcze przed rozpoczęciem eventu. Wyobraź sobie sytuację, w której ktoś przynosi wydrukowany program z zaznaczonymi punktami i dowiaduje się o dostępnej aplikacji. Jeśli myślisz, że ją pobierze i zaznaczy wszystko jeszcze raz w aplikacji, jesteś w błędzie. Ten przykład ukazuje, że jeśli nie zaprezentujesz odpowiednio aplikacji, nie będziesz mógł całkowicie zrezygnować z drukowanych materiałów. To oznacza 0 punktów w kategorii CSR.
Nieskuteczna promocja prowadzi do niskiego Adoption Rate (liczba uczestników wydarzenia podzielona przez liczbę użytkowników aplikacji), a niewiele rzeczy bardziej frustruje organizatora niż zainwestowanie w aplikację, która się nie sprawdza. Adoption Rate to ważny wskaźnik, który dostarcza realne dane i pokazuje czy wykonałeś dobrą robotę z marketingiem aplikacji.
Wskaż ludziom wartość, jaką daje aplikacja i czego powinni oczekiwać podczas wydarzenia. Niska świadomość lub jej brak prowadzą do zmieszania i niechęci. Większość ludzi odczuwa niepewność w obliczu nieznanego.
2) Czy to na pewno ta?
Personalizacja ma znaczenie! W przypadku, gdy aplikacja w sklepie nie jest odpowiednio oznaczona, skąd uczestnicy mają wiedzieć, że właśnie tę należy pobrać? Aplikacje eventowe są dostępne w wielu formach i wariantach, ale większość z nich może być na życzenie pozbawiona brandingu producenta. Warto rozważyć taką opcję, nawet jeśli to dodatkowy koszt. W innym wypadku uczestnicy mogą się pogubić lub mieć trudności w znalezieniu aplikacji. Skutkuje to niską ilością pobrań lub nawet ich brakiem.
3) Aplikacja – co z nią zrobić?
Kiedy już zakomunikujesz o aplikacji dostępnej podczas wydarzenia, wciąż pozostaje dużo pracy do wykonania. Jeśli nie upewnisz się, że uczestnicy wiedzą jak i po co jej użyć, aplikacja jest praktycznie bezużyteczna. Ludzie muszą wiedzieć, gdzie mogą ją znaleźć (Google Play, iTunes i inne) ale przede wszystkim co oferuje i jak może się przydać. Dobrym pomysłem jest udostępnienie krótkiego przewodnika, a jeśli to możliwe, zachęcenie użytkowników do pobrania aplikacji i zapoznania się z nią przed eventem. Później wystarczy tylko kilka słów wyjaśnienia na samym wydarzeniu. Przypomnij im za pomocą instrukcji dodanej do identyfikatorów, czy swag bagów. Co więcej, użycie aplikacji eventowej przed wydarzeniem tworzy całkiem nowy kanał komunikacji – a to ogromna marketingowa zaleta.
4) Niewykorzystany potencjał
Nawet jeśli Twoje potrzeby i oczekiwania wobec aplikacji eventowej nie są zbyt wysokie i zależy Ci jedynie na podstawowych funkcjonalnościach, jak agenda, lista prelegentów, czy mapa – warto wykorzystać pełen potencjał oferowanych opcji. Aplikacja musi obsługiwać wiele funkcji, żeby odniosła zamierzony skutek. W szczególności, że dostępnych jest tak wiele ficzerów, które naprawdę zmieniają oblicze tradycyjnego eventu. Feed mediów społecznościowych, powiadomienia PUSH, grywalizacja, networking i wiele więcej. Część z nich może być wykorzystana na wiele sposobów, np. w połączeniu z beaconami lub kodami QR, zapewniając uczestnikom niezapomniane doświadczenia.
Kiedy zdecydujesz się jedynie na kilka opcji, które w dodatku mogą być łatwo zastąpione – na przykład przez drukowaną mapę, ulotki lub plan – niewielu uczestników postanowi użyć narzędzia, myśląc: “Kolejna apka zabierająca pamięć telefonu – nie, dziękuję”.
5) Nie jest dostępna? Różne platformy
Uczestnicy eventów zawsze się różnią i nie jest to niczym zaskakującym. Każdy z nas zna kogoś, kto woli urządzenia oparte na systemie Android od tych z logiem nadgryzionego jabłka. I na odwrót – to działa w dwie strony. Nieważne, w której grupie jesteś, ani która ma więcej entuzjastów. Sytuacja, w której aplikacja eventowa jest dostępna tylko na jedną z platform jest niczym innym jak niepowodzeniem na życzenie. To kluczowe, by apka działała na wielu urządzeniach i systemach operacyjnych. By była uniwersalna. Wyobrażasz sobie, że podczas Twojego eventu tylko połowa publiczności może cieszyć się funkcjonalnościami narzędzia? Dokładnie! Reszta może poczuć się pominięta, co zdecydowanie Ci nie pomoże.
6) Połączenie
Pomimo, że praktycznie każdy ma dzisiaj dostęp do internetu mobilnego, nie możesz zrezygnować z sieci Wi-Fi. Co więcej, odpowiednie Wi-Fi jest kluczowym elementem przestrzeni eventowej – zasięg i szybkość również grają ważną rolę. Chociaż żyjemy w czasach wszechobecnego internetu mobilnego, na eventach często pojawiają się potrzeby pobrania kilku większych plików jak interaktywne mapy czy udostępnienia zdjęć zrobionych podczas wydarzenia. To może znacząco zwiększyć zużycie danych.
Upewnij się, że sieć jest w stanie posłużyć większej grupie uczestników pobierających aplikację w tym samym czasie! Pozostawienie publiczności bez dostępu do internetu, a co za tym idzie – bez możliwości pobrania aplikacji, sprawia, że jest ona kompletnie bezużyteczna.
7) Lepiej późno niż wcale?
Przystosowanie i personalizacja aplikacji eventowej nie odbywa się w ciągu godziny. Twoja aplikacja od początku powinna być częścią ogólnej strategii. Jeśli postanowisz użyć narzędzia podczas eventu, nie możesz zrobić tego za późno. Jeżeli myślisz, że wystarczy jedynie wgrać treści – przygotuj się na niepowodzenie. Uwzględnienie aplikacji na wczesnym etapie planowania wydarzenia umożliwi oszacowanie czasu na jej promocję i gromadzenie treści w celu stworzenia naprawdę użytecznego i pomocnego narzędzia.
8) Nietknięta i pusta
Jednym ze sposobów, by zmierzyć użycie aplikacji eventowej oraz stopień zaangażowania są interakcje i aktywność w mediach społecznościowych. To właśnie tam uczestnicy będą szukać najnowszych informacji i interesujących postów sponsorów oraz innych osób, biorących udział w wydarzeniu. Jeśli po uruchomieniu aplikacja będzie świecić pustkami – jak użytkownicy mają poczuć ducha eventu? Pusty feed to poważne zagrożenie dla powodzenia aplikacji, ale na szczęście może być łatwo kontrolowany i moderowany.
W razie potrzeby, nie wahaj się dodać swoich 3 groszy. Niech Twój zespół stanie się użytkownikiem i postuje treści oraz buduje zaangażowanie. W szczególności przed wydarzeniem. Udostępnianie zdjęć, filmów lub krótkich informacji o organizacji eventu to sprawdzony sposób na utrzymanie zainteresowania. Wykorzystywanie aplikacji do tych celów z pewnością zapewni jej użyteczność i sukces w zastosowaniu.
Aplikacja nie wygra za Ciebie walki
Jak widzisz, jest wiele kwestii, o które trzeba zadbać przy wprowadzaniu aplikacji eventowej. Nie jest to tak proste jakby się wydawało, a aplikacja nie jest produktem, za który zapłacisz z gwarancją, że zapewni to sukces Twojemu wydarzeniu. Miej z tyłu głowy tę listę, by uniknąć rozczarowania i zmarnowania potencjału narzędzia. Jak najbardziej, użycie aplikacji eventowej jest jednym z najlepszych kroków, jakie może podjąć organizator wydarzenia, by znacząco poprawić jego jakość. To jednak wymaga odpowiedniej strategii, wcześniejszego planowania i chwili zastanowienia.
Mateusz Garguła
Meeting Application
