System CRM – co warto wiedzieć o projekcie indywidualnym?

Wiele firm jest obecnie zainteresowanych wdrożeniem oprogramowania CRM. Wybranie systemu CRM który najlepiej spełni nasze oczekiwania nie jest zadaniem prostym. Po wstępnym zapoznaniu się z oferowanymi rozwiązaniami dostaniemy wiele ofert i zapewnienia że to ten konkretny produkt jest najlepszy. Dlatego zdarza się że Klient po zapoznaniu się z wybranymi aplikacjami dochodzi do wniosku, że na rynku nie istnieje idealne rozwiązanie i podejmuje decyzję o stworzeniu systemu CRM dla własnej firmy “od zera”.

Dla kogo indywidualny projekt systemu CRM?

Głównym powodem dla którego Klienci idea w kierunku indywidualnego projektu jest brak gotowego systemu CRM który spełniał by wszystkie wymagania funkcjonalne. Wymagania dotyczyć mogą kwestii podstawowych jak brak kluczowych funkcji czy zarzuty stawiane ergonomii interface. Czasami jednak powody mogą być nawet tak prozaiczne jak kolorystyka systemu. Należy tu bowiem zwrócić uwagę na fakt, iż oczekiwania firmy wzrastają wraz z ilością zaprezentowanych aplikacji CRM. Jednym słowem często u źródła nie leżą pierwotne potrzeby biznesowe. Dla zainteresowanego czytelnika polecamy rozwinięcie wątku świadomego wyboru systemu CRM.

Szacowanie potrzebnych zasobów

Niestety koszty atrakcyjnych cenowo rozwiązań zmienią się w sposób istotny przy uwzględnieniu ceny indywidualnych modyfikacji. Należy też podkreślić iż projekt indywidualnego systemu CRM będzie dla firmy bardzo czasochłonnym przedsięwzięciem, które absorbuje na wszystkich etapach realizacji. Tego typu przedsięwzięcia można bowiem opisać jako „wiecznie żywe”. Nie są gotowymi rozwiązaniami w przypadku których to producent dba o implementację przyszłych aktualizacji. W konsekwencji rozbudowa o dodatkowe moduły czy nawet zwykłe dostosowanie do zmieniających się wymogów prawnych pozostaje w domenie obowiązków Klienta. Wszystko to prowadzi do często występującego niedoszacowania potrzebnych zasobów już na samym początku.

Nie zapomnijmy od wstępnej analizie potrzeb

Wstępna analiza to bardzo istotny etap w procesie tworzenia indywidualnego rozwiązania. Jeśli zostanie on wykonany zbyt pobieżnie istnieje duże ryzyko przeoczenia istotnych funkcji biznesowych na kolejnym etapie którym będzie projektowanie systemu CRM. Dodanie w przyszłości elementów które zostały pominięte na etapie analizy wiąże się często z dużym wzrostem kosztów i nakładu czasu. Dlatego warto przeprowadzić analizę potrzeb dla przyszłego systemu CRM z doświadczoną firmą zewnętrzną. Wynikiem takiej współpracy powinien być wyczerpujący dokument zawierający precyzyjny opis poczynionych ustaleń. Co oczywiste tego typu konsultacje to kolejny, nie zawsze zaplanowany pierwotnie koszt.

Dokumentacja systemu CRM jako zabezpieczenie na przyszłość

Ważnym choć często niedocenianym elementem projektu informatycznego jest wyczerpująca dokumentacja. Z jednej strony mówimy o dokumentacji dla programistów z drugiej dla użytkowników programu CRM. Rotacja pracowników w każdym przedsiębiorstwie jest zjawiskiem nieuniknionym. Należy więc być świadomym iż prędzej czy później system będzie rozwijany oraz użytkowany przez pracowników którzy nie byli obecni w trakcie tworzenia wersji bazowej. Tworzenie dokumentacji w sytuacji kiedy program jest użytkowany i na bieżąco zmieniany jest zadaniem czasochłonnym. Jak pokazuje praktyka często jest to zadanie, które nie jest w ogóle brane pod uwagę przez Klienta.

Podsumowanie

Podsumowując, idea stworzenia systemu CRM we własnym zakresie jest procesem skomplikowanym, czasochłonnym i bardziej ryzykownym niż może się wydawać Klientom na pierwszy rzut oka. Dlatego często warto zastanowić się nad alternatywą jaką jest wybór gotowego rozwiązania CRM jednego z uznanych dostawców.